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Wer darf/soll Kündigungen unterzeichnen?

Syndikusrechtsanwältin Alexandra Wellmann

Kündigungen bedürfen der Schriftform. Damit diese gewahrt ist, muss der Arbeitgeber, bzw. eine von ihm bevollmächtigte Person, das Kündigungsschreiben unterzeichnen. Dabei kommt es nicht selten zu der Frage, reicht „i.  A.“, sollte es wenigstens „i.  V.“ sein oder muss der Personalleiter unterzeichnen?

„i.  A.“ (im Auftrag) ist dabei die denkbar ungünstigste Variante. Hiermit dokumentiert der Unterzeichner, dass er keine eigene Erklärung abgibt, sondern nur eine von einem anderen vorgegebene zu Papier bringt. Das heißt, er handelt als Gehilfe bzw. Bote desjenigen, der die Erklärung zu verantworten hat. Dies entspricht in keinem Fall dem Schriftformerfordernis. Der Bote („i.  A.“) hat die Kündigung nicht erklärt, sondern eben nur im Auftrag übermittelt. Eine nur mit diesem Kürzel unterzeichnete Kündigungs­erklärung wäre in jedem Fall unwirksam.

Grundsätzlich ist ausreichend, wenn die Kündigung mit „i.  V.“ unterzeichnet wird. Dies bedeutet, dass der Unterzeichner in Vertretung des Arbeitgebers handelt und somit von diesem beauftragt worden ist, die Kündigungserklärung selbst abzugeben. Der Mitarbeiter, der „i.  V.“ unterzeichnet, muss allerdings dabei auch tatsächlich die entsprechende Vertretungsmacht besitzen, der Arbeitgeber muss zum Ausspruch der Kündigung bevollmächtigt haben. Liegt eine solche Vollmacht vor, z. B. in Form einer Vollmachtsurkunde, sind zunächst die formellen Voraussetzungen für eine wirksame Kündigungserklärung gegeben. Arbeitnehmer-Anwälte greifen in solchen Fällen allerdings immer häufiger zu einem Kniff, der zumindest die Verhandlungsposition des gekündigten Arbeitnehmers deutlich verbessern kann. § 174 BGB sieht vor, dass der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen kann, wenn dem Kündigungsschreiben bei Übergabe keine Originalvollmacht beigefügt wurde.

Keine „Heilung“ der Unwirksamkeit durch spätere Vorlage der Vollmacht

Im Klartext heißt das, nur weil die Kündigung mit „i.  V.“ unterschrieben ist, muss der Arbeitnehmer sich nicht darauf verlassen, dass der Unterschreibende auch tatsächlich die dafür nötige Vollmacht besitzt. Weist der Arbeitnehmer die erhaltene Kündigung, meist unter Zuhilfenahme eines Anwalts, unverzüglich zurück, ist die Kündigung unwirksam. Dies gilt auch für den Fall, dass der Unterschreibende tatsächlich zur Kündigung bevollmächtigt war. Diese Unwirksamkeit kann auch nicht durch spätere Vorlage der Vollmacht geheilt werden. Dies kann im Einzelfall daher dazu führen, dass die Kündigung erneut ausgesprochen werden muss, wodurch es zu Verzögerungen bei der Kündigungsfrist kommen kann. Gerade für den Fall, dass eine fristlose Kündigung ausgesprochen worden ist, kommt häufig, wenn der Fehler bei der Kündigungserklärung auffällt, eine erneute fristlose Kündigung nicht mehr in Betracht. Zumeist ist in diesen Fällen die zweiwöchige Erklärungsfrist für die fristlose Kündigung bereits abgelaufen. Es ist allerdings nicht notwendig, nach dieser Erkenntnis künftig jeder Kündigungserklärung eine Originalvollmacht beizufügen. Insbesondere wenn die Kündigung von einem Personalleiter erklärt wird, kann dies entbehrlich sein.

Arbeitgeber bei Personalwechsel in der Nachweispflicht

Das Bundesarbeitsgericht hat in seiner Rechtsprechung anerkannt, dass es Fälle gibt, in denen dies ein rein formaler Akt wäre, da den Arbeitnehmern bekannt ist, dass der Unterzeichnende zur Kündigung berechtigt ist. Das ist nach der Rechtsprechung z. B. dann der Fall, wenn der Leiter der Personalabteilung, der auch die Arbeitsverträge unterschreibt, eine Kündigungserklärung unterzeichnet. Denn dann ist dem gekündigten Arbeitnehmer durch die herausgehobene Stellung des Personalleiters bekannt, dass dieser zum Ausspruch von Kündigungen bevollmächtigt ist. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, gerade dann, wenn die Person des Personalleiters wechselt. Der Arbeitgeber muss nämlich nachweisen, dass dem gekündigten Arbeitnehmer die Person des Personalleiters und seine Stellung auch tatsächlich bekannt war. Die Übertragung der Funktion muss daher nach außen im Betrieb ersichtlich und bekanntgegeben worden sein. Dies kann im Rahmen einer Betriebsversammlung oder durch Bekanntmachung im Intranet oder durch Aushänge erfolgen.
Diese grundsätzliche Vermutung, dass der Personalleiter zur Kündigung berechtigt ist, führt also dazu, dass Kündigungen, die von ihm unterzeichnet worden sind, keine Originalvollmacht beigefügt werden muss. Zwingende Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung bleibt allerdings, dass der Personalleiter auch tatsächlich zum Ausspruch von Kündigungen bevollmächtigt worden ist. Wenn also nach Ausspruch der Kündigung per Anwaltsschreiben eine Zurückweisung der Kündigung erfolgt, ist diese dann unbeachtlich, wenn ein tatsächlich bevollmächtigter Personalleiter, der den Arbeitnehmern auch bekannt ist, unterzeichnet hat.

Zurückweisung der Kündigung ist nicht an eine Form gebunden

Sollte die Kündigungserklärung durch einen sonstigen Mitarbeiter der Personalabteilung erfolgt sein, der zwar zum Ausspruch von Kündigungen bevollmächtigt ist, diese Vollmacht aber nicht im Original beigefügt hat, kann dies zur Unwirksamkeit der Kündigung führen. In manchen Fällen gibt es aber auch hierfür einen Ausweg: Die Zurückweisung ist nicht an eine Form gebunden, sie kann mündlich, in Textform oder auch schriftlich erklärt werden. Dies muss unverzüglich geschehen. Nach der Rechtsprechung kann sich der Arbeitnehmer dafür etwas Zeit zum Überlegen lassen, regelmäßig darf dies aber nicht mehr als eine Woche sein.


Die Zurückweisung ist letztlich aber auch nichts anderes als eine Willenserklärung, die der Anwalt in Vollmacht für den Arbeitnehmer erklärt. Sollte dieser Zurückweisung keine Original­vollmacht des Anwalts beigefügt sein, kann der Arbeitgeber die Zurückweisung zurückweisen, und den Arbeitnehmer und seinen Anwalt „mit seinen eigenen Waffen“ schlagen. Vergessen Sie dabei aber bitte nicht, der Zurückweisung der Zurückweisung eine Originalvollmacht beizufügen.